Was Projektmanagement-Tools pro Sitz bei 5, 10 und 25 Nutzern wirklich kosten

Wer nach „project management software pricing per seat“ sucht, will keine isolierten Einstiegspreise sehen, sondern die tatsächlichen Teamkosten. Dieser Vergleich zeigt deshalb, was ausgewählte Tarife bei 5, 10 und 25 zahlenden Nutzern kosten und welche Funktionen einen teureren Tarif oder ein Zusatzmodul erforderlich machen können.

Was „pro Sitz“ auf der Rechnung bedeutet

Ein Sitz entspricht normalerweise einem zahlenden Teammitglied mit Bearbeitungsrechten. Der beworbene Preis wird mit der Zahl der kostenpflichtigen Nutzer multipliziert. Externe Gäste, reine Betrachter und eingeschränkte Rollen können je nach Anbieter kostenlos, begrenzt oder ebenfalls kostenpflichtig sein.

Ein Tarif für 12 Euro pro Sitz kostet bei zehn Nutzern also 120 Euro pro Monat. Wird jährlich abgerechnet, beträgt die Rechnung meist 1.440 Euro für das gesamte Jahr. Der Monatsbetrag ist dann lediglich ein rechnerischer Vergleichswert.

Bei der Kalkulation sollten vier Punkte getrennt erfasst werden:

1. Zahl der benötigten Vollnutzer
2. tatsächlich abgerechnete Sitze
3. monatliche oder jährliche Abrechnung
4. notwendige Funktionen und Zusatzmodule

Besonders der zweite Punkt wird leicht übersehen. Manche Anbieter verkaufen Sitze in festen Staffelungen. Ein Team mit sieben Personen könnte dann beispielsweise zehn Sitze bezahlen. Bei den hier betrachteten Größen von 5, 10 und 25 Nutzern passen die üblichen Staffelungen häufig genau, bei anderen Teamgrößen sollte der Checkout jedoch nochmals geprüft werden.

Kosten bei 5, 10 und 25 Nutzern im Vergleich

Die folgende Tabelle verwendet die öffentlich ausgewiesenen Listenpreise bei jährlicher Abrechnung, Stand 22. Juli 2026. Die Beträge sind monatliche Vergleichswerte vor Steuern. monday.com rechnet in Euro ab, Asana und ClickUp weisen auf den geprüften Preisseiten US-Dollar aus. Wechselkurse wurden bewusst nicht eingerechnet.

Tool und Tarif	Preis pro Sitz und Monat	5 Nutzer	10 Nutzer	25 Nutzer
monday Work Management Standard	12 €	60 €	120 €	300 €
monday Work Management Pro	19 €	95 €	190 €	475 €
Asana Starter	10,99 $	54,95 $	109,90 $	274,75 $
Asana Advanced	24,99 $	124,95 $	249,90 $	624,75 $
ClickUp Unlimited	7 $	35 $	70 $	175 $
ClickUp Business	12 $	60 $	120 $	300 $

Für die jährliche Zahlung wird der jeweilige Teamwert mit zwölf multipliziert. Bei monday.com Standard ergeben sich damit 720 Euro für fünf Nutzer, 1.440 Euro für zehn Nutzer und 3.600 Euro für 25 Nutzer. Im Pro-Tarif sind es 1.140 Euro, 2.280 Euro und 5.700 Euro.

Die Tabelle zeigt auch, warum ein niedriger Sitzpreis allein keine belastbare Kaufentscheidung ermöglicht. ClickUp Unlimited ist auf Listenpreisbasis günstiger als monday.com Standard. Wenn ein Team jedoch Funktionen aus ClickUp Business oder Asana Advanced benötigt, verändert sich der Abstand erheblich. Die zentrale Auswahl nach Einsatzbereich behandeln wir ausführlicher im übergeordneten Vergleich, mehr dazu im Hauptkapitel.

Bei monday.com ist Standard für viele typische Agenturabläufe der sinnvollere Ausgangspunkt als Basic. Der Tarif enthält unter anderem Gastzugriff, Gantt- und Kalenderansichten sowie 250 Automatisierungsaktionen und 250 Integrationsaktionen pro Monat. Pro erhöht diese Kontingente auf jeweils 25.000 Aktionen und ergänzt unter anderem die Zeiterfassung. Die aktuellen Konditionen sollten vor Vertragsabschluss auf der Preisseite kontrolliert werden. Informationen zur möglichen Vergütung dieser Empfehlung stehen beim monday.com Affiliate-Programm.

Warum Premium-Funktionen den effektiven Sitzpreis verändern

Unser Sitz-Kosten-Rechner prüft mindestens 24 Kombinationen. Die Matrix besteht aus drei Teamgrößen, zwei Abrechnungsintervallen und vier Funktionsprofilen. Diese Profile decken Basisverwaltung, Automatisierungen und Integrationen, Zeiterfassung sowie Freigaben mit externen Beteiligten ab.

Dadurch wird nicht einfach der günstigste Tarif mit der Nutzerzahl multipliziert. Der Rechner wählt zunächst den niedrigsten Tarif, der die benötigten Funktionen tatsächlich abdeckt. Anschließend berücksichtigt er kostenpflichtige Sitze, mögliche Sitzstaffeln, Abrechnungsintervall und separat berechnete Module.

Ein Beispiel zeigt die Wirkung: Zehn Nutzer kosten bei monday.com Standard rechnerisch 120 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Wird native Zeiterfassung benötigt, führt der Funktionsfilter zum Pro-Tarif. Der effektive Monatswert steigt auf 190 Euro. Die Funktionsentscheidung verursacht damit 70 Euro Mehrkosten pro Monat und 840 Euro pro Jahr.

Ein ähnlicher Effekt tritt bei Asana auf. Starter enthält unter anderem Formulare, benutzerdefinierte Felder und kostenlose Gäste. Für integrierte Zeiterfassung, Genehmigungen und Korrekturhinweise ist laut aktueller Tarifübersicht Advanced vorgesehen. Alternativ wird für bestimmte Zeit- und Budgetfunktionen ein kostenpflichtiges Zusatzmodul angeboten. Der scheinbar günstigere Grundtarif ist dann nicht zwingend die günstigste vollständige Lösung.

Der Agentur-Workflow deckt versteckte Zusatzkosten auf

Zusätzlich zum Rechner bauen wir in jedem Tool denselben Agentur-Workflow nach:

1. Eine Kundenanfrage wird über ein Formular erfasst.
2. Aus der Anfrage entsteht eine Aufgabe oder ein Projekt.
3. Verantwortliche und Fristen werden automatisch gesetzt.
4. Arbeitszeit und Status werden dokumentiert.
5. Der Kunde erhält Zugriff auf den Zwischenstand.
6. Dateien oder Ergebnisse werden kommentiert und abgenommen.

Für jeden Schritt dokumentieren wir, ob er im gewählten Tarif möglich ist und ob dafür ein zusätzlicher Sitz oder ein Zusatzmodul benötigt wird. Das ist aussagekräftiger als eine lange Funktionsliste, weil sich Gastzugriff, Zeiterfassung und Freigaben direkt auf den realen Ablauf beziehen.

Bei monday.com Standard lassen sich Anfrage, Aufgabenanlage, Statuspflege und begrenzte Automatisierungen innerhalb eines gemeinsamen Boards abbilden. Externe Kunden können über den Gastzugriff auf freigegebene Boards beschränkt werden. Native Zeiterfassung setzt im geprüften Work-Management-Angebot Pro voraus.

Asana Starter eignet sich für einen vergleichbaren Ablauf mit Formularen und kostenlosen Gästen. Für integrierte Genehmigungen und Korrekturhinweise verweist die Tarifstruktur auf Advanced. ClickUp Unlimited enthält unter anderem Formulare, native Zeiterfassung und Gäste mit steuerbaren Berechtigungen. Erweiterte Proofing-Funktionen werden im Business-Tarif ausgewiesen.

Vor der Entscheidung zählt deshalb nicht nur, wie viele interne Mitarbeitende das Tool bedienen. Ebenso relevant ist, ob Kunden lediglich Ergebnisse ansehen, Kommentare hinterlassen oder Aufgaben und Dateien aktiv bearbeiten müssen. Schon eine abweichende Gastrolle kann die Sitzrechnung verändern.

Häufige Fragen

Sind die angegebenen Preise inklusive Mehrwertsteuer?

Nein. Die Vergleichswerte basieren auf den öffentlich angegebenen Listenpreisen vor möglichen Steuern. Der endgültige Rechnungsbetrag hängt unter anderem von Rechnungsland, Umsatzsteuerstatus, Währung und aktuellem Angebot ab.

Ist die jährliche Abrechnung immer günstiger?

Der ausgewiesene Monatspreis ist bei Jahresverträgen meist niedriger. Dafür wird das Team für einen längeren Zeitraum gebunden und häufig für zwölf Monate im Voraus belastet. Bei schwankender Teamgröße kann ein monatlich kündbarer Tarif trotz höherem Sitzpreis wirtschaftlich sinnvoller sein.

Benötigt jeder Kunde einen kostenpflichtigen Sitz?

Nicht zwangsläufig. Viele Tools unterscheiden zwischen Vollnutzern, Gästen und Betrachtern. Entscheidend sind die benötigten Rechte. Reiner Lesezugriff ist häufig kostenlos, während Bearbeitung, Zugriff auf mehrere Bereiche oder interne Mitgliedschaft einen kostenpflichtigen Sitz auslösen kann.

Welcher monday.com Tarif passt zu einer Agentur mit zehn Personen?

Standard kostet bei jährlicher Abrechnung aktuell rechnerisch 120 Euro pro Monat für zehn Sitze und deckt typische Boards, Gastzugriff, Kalender, Gantt sowie begrenzte Automatisierungen ab. Werden native Zeiterfassung, private Boards oder deutlich höhere Automatisierungskontingente benötigt, liegt Pro bei 190 Euro pro Monat. Die passende Stufe hängt damit stärker vom konkreten Kundenprozess als von der Teamgröße allein ab.